ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
КОМИТЕТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПРИКАЗ
14 июля 1998 г.
N 392
О ПОВЫШЕНИИ КАЧЕСТВА ПОДГОТОВКИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В Комитете здравоохранения постоянно уделяется внимание
вопросам совершенствования делопроизводства, повышения качества
разработки и оформления служебных документов. За последние три
года ежегодно издавались соответствующие приказы Комитета
(Департамента) здравоохранения: 1995 г. N 464 "Об унификации формы
исполнения документов, исходящих из Департамента здравоохранения",
1996 г. N 44 "О правилах подготовки служебных документов", 1997 г.
N 69 "О введении в действие Временной инструкции по
делопроизводству в Комплексе социальной сферы". Проводилась работа
по их выполнению.
Вместе с тем, многие из разрабатываемых в структурных
подразделениях Комитета, Управлениях здравоохранения
административных округов и учреждениях Комитета здравоохранения
служебных документов не отвечают предъявляемым требованиям как по
содержанию, так и по форме, качество их подготовки и оформления
остается низким.
В целях выполнения Основных требований к оформлению проектов
распорядительных документов Мэрии, разработанных Управлением
делами Мэрии в развитие регламента Мэрии от 22.06.98 N 4-46-9202/8
(прилагаются), повышения качества подготовки проектов служебных
документов и снижения трудозатрат исполнителей при их
редактировании и оформлении
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальникам структурных подразделений Комитета
здравоохранения, начальникам управлений здравоохранения
административных округов, главным врачам учреждений Комитета
здравоохранения:
1.1. Организовать с сотрудниками, в части касающейся, изучение
упомянутых приказов Комитета (Департамента) здравоохранения,
Основных требований к оформлению проектов распорядительных
документов Мэрии, Памятки по правилам разработки и оформления
служебных документов Комитета здравоохранения г.Москвы
(Приложение);
1.2. Обеспечить подготовку служебных документов в строгом
соответствии с предъявляемыми требованиями.
2. Начальнику отдела Председателя Комитета здравоохранения
возвращать на доработку представляемые на подпись служебные
документы, подготовленные с нарушением установленных правил.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Председатель
Комитета здравоохранения
Правительства Москвы
А.П.СЕЛЬЦОВСКИЙ
Приложение
к приказу Комитета здравоохранения
Правительства Москвы
от 14 июля 1998 г. N 392
ПАМЯТКА
ПО ПРАВИЛАМ РАЗРАБОТКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Г.МОСКВЫ
Настоящая памятка детализирует отдельные положения приказов
Комитета (Департамента) здравоохранения г.Москвы (1995 г. N 464
"Об унификации формы исполнения документов, исходящих из
Департамента здравоохранения", 1996 г. N 44 "О правилах подготовки
служебных документов", 1997 г. N 69 "О введении в действие
Временной инструкции по делопроизводству в Комплексе социальной
сферы") и имеет своей целью повышение качества подготовки и
оформления служебных документов Комитета здравоохранения.
1. Для решения задач, определенных Положением о Комитете
здравоохранения г.Москвы, в Комитете могут готовиться и издаваться
следующие служебные документы: распоряжения, приказы, указания,
инструкции, положения, письма (служебные, информационные,
методические), справки, ответы, протоколы и др.
2. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам,
подготавливаемым в Комитете здравоохранения, является краткость и
ясность изложения, тщательное редактирование текста.
3. До передачи документа на подпись должностному лицу Комитета
исполнитель обязан обеспечить правильность оформления, наличие виз
и приложений к документу, его адресность и расчет рассылки.
4. Особого внимания заслуживает подготовка распорядительных
документов - распоряжений и приказов.
Распоряжения и приказы издаются по вопросам, реализующим
функции Комитета по управлению здравоохранением Москвы в пределах
возложенных на него задач. Приказы, кроме того, реализуют
внутреннюю деятельность Комитета и учреждений Комитета
здравоохранения.
5. Проекты распоряжений и приказов должны быть написаны ясно,
доходчиво, с соблюдением грамматических правил и иметь следующие
составные части:
- заголовок,
- текст (вступительная и распорядительная части),
- подпись (подписи).
6. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать
содержанию документа; заголовок начинается с предлога "О" или "Об"
( о чем распоряжение или приказ). Точка в конце заголовка не
ставится. Текст заголовка в кавычки не берется. Заголовок
отделяется от титульной части бланка 2-3 интервалами, печатается
строчными (мелкими) буквами, располагается у левой границы
текстового поля и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок,
состоящий из 2-х и более строк, печатается через один интервал.
7. Текст проектов распоряжений и приказов печатается на
расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в следующих границах полей:
с левой стороны листа - не менее 3 см, с правой стороны - не менее
1 см, на одной стороне листа. Первая строчка каждого абзаца должна
печататься с отступлением 5 знаков от границы левого поля. Текст
печатается строчными буквами через 2 межстрочных интервала. Если
по тексту встречаются аббревиатуры, то они печатаются прописными
(большими) буквами. В тексте вначале указывается фамилия, затем
инициалы (например, контроль за выполнением настоящего
распоряжения возложить на Петрова И.И.).
При ссылке в тексте на другой документ необходимо соблюдать
следующую последовательность, указывая: наименование документа
(Закон, Указ, постановление, приказ, ...), наименование органа,
издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство
Российской Федерации, Правительство Москвы, Комитет
здравоохранения г.Москвы ...), дату издания, номер (без предлога
"за"), название документа (заголовок к тексту).
7.1. Вступительная часть текста (преамбула) дается в проектах
документов только при необходимости и должна быть краткой,
излагающей фактические обстоятельства и мотивы, послужившие
основанием для подготовки документа. Вступительная часть текста
может начинаться словами: "В целях ...", "В связи ...", "В
соответствии ..." и т.д.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю:"
(с двоеточием), напечатанным прописными буквами без разрядки
непосредственно за текстом или с новой строки, и выделенным
полужирным шрифтом.
Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не
требует разъяснений. В этом случае слово "Приказываю:" не пишется.
Это слово также не пишется и в конце преамбулы распоряжения.
7.2. Распорядительная часть текста проектов распоряжений и
приказов, как документов, издаваемых на основе единоначалия,
излагается от первого лица единственного числа. В повелительной
форме указывается, кому какие действия выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть указанных документов делится на пункты
и подпункты, причем их нумерация должна быть только в том случае,
если пунктов (подпунктов) не менее двух. Пункты пишутся арабскими
цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую
нумерацию с точками. Первое слово пункта или подпункта должно
начинаться после пробела, следующего за соответствующей цифрой с
точкой.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться указанием
исполнителя и конкретного предписывающего действия, выраженного
глаголом неопределенной формы, и выражать, как правило, одну
законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.
Наименования организаций и фамилии должностных лиц, которым
даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (например,
сумма выделяемых средств и др.), фамилия должностного лица, на
которого возлагается контроль за исполнением документа, выделяются
полужирным шрифтом.
8. Текст приложений к проекту приказа (положения, инструкции,
планы мероприятий и др. служебные документы), являющихся
неотъемлемой частью приказа, излагается в описательной форме.
Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в
тексте. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно,
начиная со второго листа. На приложениях к проекту приказа в
правом верхнем углу должно указываться "Приложение 1 (2,3 ...) к
приказу Комитета здравоохранения г.Москвы от _________ 199__ г.
N __". Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не
ставится.
Приложения к проекту приказа должны быть подписаны
заместителем председателя Комитета или соответствующим начальником
структурного подразделения Комитета.
Если к проекту приказа прилагается документ, изданный
вышестоящим органом (постановление, распоряжение Правительства
Российской Федерации, Правительства Москвы, Мэра Москвы, приказ
Минздрава России и др.), то слова "Приложение к приказу Комитета
здравоохранения г.Москвы от _______ 199__ г. N _____" на этом
документе не пишутся. В тексте после ссылки на документ пишется в
скобках (прилагается).
9. Право подписи распоряжений и приказов Комитета
здравоохранения принадлежит только председателю Комитета или лицу,
временно исполняющему его обязанности.
Подпись отделяется от текста 3-мя интервалами и выделяется
полужирным шрифтом. У левой границы текстового поля печатается
прописными буквами "Председатель Комитета здравоохранения", у
правой границы строчными буквами - инициалы и фамилия, и при этом
пробел между последними не ставится.
10. На оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения
и приказа оформляются визы заинтересованных должностных лиц
Комитета здравоохранения, указываются фамилия и инициалы
исполнителя и его телефон, кому разослать.
11. Проекты распоряжений и приказов представляются на подпись
через отдел Председателя Комитета здравоохранения и лишь в
отдельных случаях - начальником управления (отдела), разработавшим
проект.
12. При подготовке других видов документов Комитета
здравоохранения - указаний, инструкций, положений, писем и др.,
необходимо учитывать следующие особенности.
Указание - акт, издаваемый преимущественно по оперативным
вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с исполнением распоряжений, приказов,
инструкций и других служебных документов Комитета здравоохранения.
Подготовка и оформление указаний производится в соответствии с
порядком подготовки и оформления распоряжений и приказов.
Право подписи указаний принадлежит председателю Комитета или
лицу, временно исполняющему его обязанности, а также заместителям
председателя Комитета.
Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил,
регулирующих организационные, профилактические, лечебно-
диагностические, финансовые и др. вопросы деятельности Комитета и
учреждений Комитета здравоохранения или должностных лиц.
Инструкция утверждается председателем Комитета здравоохранения
или лицом, временно исполняющим его обязанности, или вводится в
действие соответствующим распорядительным документом
(распоряжением, приказом) Комитета здравоохранения.
Положение - акт, определяющий порядок создания, права,
обязанности и организацию работы органа, учреждения или их
структурного подразделения, комиссии, совета и др. коллегиальных
образований (органов).
Текст Положения, как правило, должен состоять из следующих
разделов: общие положения, основные задачи, функции, права,
организация работы, ответственность.
Положение утверждается распоряжением или приказом Комитета
здравоохранения.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов.
Письмо, как правило, состоит из следующих логических
элементов: введения, доказательства и заключения. В зависимости от
назначения письма могут использоваться и другие схемы составления
текста, который излагается в описательной или иной форме.
Изложение текста от третьего лица единственного числа или первого
лица множественного числа проводится в случае, если автором
документа является коллегиальный орган - Совет, Комиссия и др.
(например: "Комиссия сообщает ...", "Комиссия просит рассмотреть
вопрос ...", "Просим рассмотреть вопрос ...").
Перед текстом служебного письма в левом верхнем углу (ниже
углового штампа) указывается краткое содержание вопроса
(заголовок), изложенное одной фразой. Заголовок, как правило,
начинается с предлога "О" или "Об". Если письмо связано с
исполнением поручения вышестоящей организации, то указываются дата
и номер поручения (в специальной строке бланка или под заголовком
в скобках).
В письмах, направляемых правительственным учреждениям,
почтовый адрес может не указываться. На лицевой стороне последнего
листа письма и его копии в левом нижнем углу (или на обороте
последнего листа) указываются фамилия и инициалы исполнителя и его
телефон.
На последнем листе копии письма оформляются визы
заинтересованных должностных лиц Комитета.
Письмо должно представляться на подпись вместе с первичными
материалами и поручением, на основании которого оно готовилось.
Служебные письма, адресованные вышестоящим организациям,
подписываются только председателем Комитета здравоохранения или
лицом, временно исполняющим его обязанности.
Письма (служебные, информационные и др.), адресованные другим
организациям, а также частным лицам, подписываются, в зависимости
от назначения письма и его содержания, заместителями Председателя
Комитета или начальниками структурных подразделений Комитета,
которым дано поручение в резолюции.
Подпись состоит из наименования должности, инициалов и фамилии
должностного лица, подписывающего письмо. Подпись отделяется от
текста 2-3 интервалами. Наименование должности печатается
прописными буквами и располагается у левой границы, а инициалы и
фамилия - строчными буквами у правой границы текстового поля.
Начальник отдела Председателя
Комитета здравоохранения
Правительства Москвы
В.А.КУЗНЕЦОВ
|
