ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА МОСКВЫ
ПРИКАЗ
от 16 декабря 1999 г. N 117
Во исполнение приказов ФМС России от 22.06.99 N 39
"О проведении инвентаризации и научно - технической экспертизы
документов", от 02.07.99 N 41 "Об утверждении положения: Об отделе
архивного документоведения Организационно - административного
управления. О постоянно действующей Центральной экспертной
комиссии ФМС России" и приказов Миграционной службы Москвы от
16.08.99 N 69 "Об индексации структурных подразделений службы" и
от 06.09.99 N 74, п. 2 и в целях обеспечения ведения и организации
централизованного делопроизводства Службы приказываю:
1. Ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в
Миграционной службе Москвы, согласованную 25.11.99 с Мосгорархивом
(приложение).
2. Руководителям структурных подразделений:
- принять к неукоснительному выполнению правила настоящей
Инструкции;
- провести техническую учебу по ознакомлению работников с
правилами Инструкции по работе с документами;
- выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях;
- возложить ответственность за организацию и состояние
делопроизводства на руководителей структурных подразделений.
3. Возложить на канцелярию организационно - методическое
руководство и контроль за организацию и состояние делопроизводства
в Службе и его дальнейшего совершенствования.
4. Канцелярии выпустить 17 ксероксных экземпляров Инструкции
для оперативной работы в структурных подразделениях (до выхода
типографского издания).
5. Отделу хозяйственно - технического обслуживания заказать в
возможно короткий срок изготовление типографским способом
30 экземпляров Инструкции для использования в работе.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Руководитель Миграционной
службы Москвы
С.Г. Смидович
Приложение
к приказу Миграционной
службы Москвы
от 16 декабря 1999 г. N 117
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый и обязательный
для всех работников Службы порядок ведения и организации
делопроизводства.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с задачами,
возложенными на Службу Положением, утвержденным распоряжением Мэра
от 10 июля 1998 г. N 705-РМ, с учетом Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством по архивному
делу Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы
организационно - распорядительной документации. Требования к
оформлению документов"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное
дело. Термин и определение".
1.3. Правила, предусмотренные настоящей Инструкцией,
обязательны для всех работников Службы.
Порядок ведения секретного делопроизводства и делопроизводства
по документам с грифом "Для служебного пользования"
устанавливается специальными инструкциями.
1.4. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства возлагается на руководителей структурных
подразделений Службы.
1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения
делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц,
которым специально поручена эта работа (инспекторы, секретари).
1.6. Организационно - методическое руководство и контроль за
организацией и состоянием делопроизводства и его дальнейшее
совершенствование осуществляет канцелярия.
В этих целях канцелярия инструктирует работников, ответственных
за делопроизводство в структурных подразделениях Службы,
периодически проводит проверки состояния делопроизводства в
подразделениях.
1.7. Требования работников канцелярии по вопросам организации и
ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также
по обработке документов обязательны для исполнения всеми
подразделениями и должностными лицами Службы. Спорные вопросы и
конфликты по вопросам организации и ведения решаются руководством
канцелярии и Службы.
1.8. Содержание поступающих и подготовленных в Службе
документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к
ним отношения. Использование неопубликованных материалов и
документов Службы в открытой печати, публичных лекциях и докладах,
передачах на радио и телевидении, при подготовке диссертаций и
т.д. допускается только по поручению или с согласия руководителя
Службы.
1.9. Настоящей Инструкцией устанавливается смешанная система
организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы
централизации и децентрализации при работе с документами.
1.10. Централизованно (через канцелярию) осуществляются:
- организационное и методическое руководство постановкой
делопроизводства в Службе;
- экспедиционная работа и регистрация входящих и исходящих
документов;
- передача структурным подразделениям Службы поступающих и
внутренних документов;
- контроль за прохождением и исполнением документов, анализ
корреспонденции;
- хранение документов в архиве Службы.
1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях Службы
выполняются следующие операции с документами:
- подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и
внутренних документов;
- согласование подготовленных документов;
- представление информации по документам и снятие их с
контроля;
- хранение и исполнение документов, находящихся в текущей
работе.
1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить
принятых работников со структурой Службы, задачами и характером
работы подразделений, а также с установленным порядком работы с
документами и другими требованиями настоящей Инструкции.
2. Организация делопроизводства
2.1. Общие правила организации и учета документооборота
2.1.1. В движении документов (документооборота) различают
потоки документов, поступающих (входящих), отправляемых
(исходящих) и внутренних.
2.1.2. В Службе ведется журнальная и компьютеризированная
карточная система регистрации и контроля за исполнением
документов.
2.1.3. В подразделениях Службы наряду с карточной
компьютеризированной системой допускается применение журнальной
формы регистрации документов.
2.2. Порядок приема, регистрации, предварительного рассмотрения
входящих документов
2.2.1. Корреспонденция, адресованная в Службу, независимо от
способа доставки (почтой, курьером) принимается централизованно
канцелярией, регистрируется в журнале входящих документов
(приложение 1) и обрабатывается в канцелярии, затем передается в
структурные подразделения лицам, ответственным за делопроизводство
(приложение 2).
2.2.2. Канцелярия проверяет правильность доставки
корреспонденции и наличие в конвертах документов. Об отсутствии
документов и приложений к ним сообщается отправителю. Ошибочно
присланные документы возвращаются отправителю с приложением
лицевой части конверта (пакета), в котором он доставлен.
2.2.3. Конверты с корреспонденцией с пометкой "Лично" в
канцелярии не вскрываются и передаются по назначению. Если по
своему содержанию корреспонденция с пометкой "Лично" носит
служебный характер, то работник, которому она предназначалась,
обязан ее зарегистрировать в канцелярии.
Помимо пакетов с пометкой "Лично", не подлежат вскрытию в
канцелярии пакеты, поступившие из-за рубежа, депутатская почта.
Они немедленно передаются адресату.
2.2.4. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются
канцелярией. Указанные на конвертах обратные адреса переносятся на
документы. Конверты сохраняются и прилагаются к поступившим
документам только при необходимости подтвердить время отправки и
получение документа.
2.2.5. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу
лицевой стороны первого листа ставится регистрационный штамп
единого образца с указанием даты поступления документа и
очередного порядкового номера документа. Нумерация документов
(начиная с N 1) ведется в течение каждого календарного года.
2.2.6. В структурных подразделениях Службы входящий номер
(индекс) документа состоит из индекса структурного подразделения и
порядкового регистрационного номера документа.
2.2.7. На документы, подлежащие регистрации, заполняются в
канцелярии учетно - контрольные карточки (приложение 3). Первый
экземпляр карточки прикалывается к документу, второй - помещается
в основную учетно - информационную картотеку, построенную по
срокам исполнения.
2.2.8. Разделы учетно - справочной картотеки располагаются в
последовательности разделов номенклатурных дел. На разделителях
разделов картотеки указываются названия структурных подразделений
Службы.
2.2.9. Карточки в каждом разделе делятся на две группы: на
исполняемые и исполненные документы. Карточки на исполняемые
документы располагаются по срокам исполнения, а на исполненные -
по датам поступления входящих документов.
2.2.10. Зарегистрированная корреспонденция с первым экземпляром
регистрационной карточки передается из канцелярии на рассмотрение
руководителю Службы (или лицу, его замещающему).
2.2.11. На рассмотрение руководителя Службы направляются
документы вышестоящих организаций, письма граждан, а также другие
материалы по вопросам, относящимся к их деятельности, для
выполнения которых необходимо решение руководителя. Документы, не
подлежащие регистрации, канцелярией передаются непосредственно в
структурные подразделения.
2.2.12. Руководитель рассматривает корреспонденцию и принимает
по каждому документу решения, фиксируемые в резолюции. На учетно -
контрольной карточке резолюция должна быть краткой и содержать:
фамилию исполнителя, которому направляется документ,
предписываемое действие; способ, порядок и срок исполнения (если
не указан в документе), дату рассмотрения и подпись руководителя.
На документах, не требующих контроля исполнения, резолюция
руководства может быть произвольного характера и с пометкой
ознакомления.
Не рекомендуется резолюцию писать на отдельных листах бумаги,
подкалываемых к документу. Исключением являются законы, указы,
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,
Правительства Москвы, на которых резолюции и другие пометки не
пишутся.
2.2.13. Работник в канцелярии записывает резолюцию
руководителя (ей) в карточки или журнал, после чего документы
передаются на исполнение. Документы, поступив из вышестоящих
организаций, а также взятые на контроль, передаются на исполнение
под расписку.
На документах, взятых на контроль, ставится штамп "Контроль"
или буква "К" в правом нижнем углу карточки. По диагонали всей
карточки наносится красная полоса. О документах, не исполненных в
установленный срок, канцелярия должна докладывать руководству
Службы.
2.2.14. Если исполнение документа поручается нескольким
исполнителям, фамилия ответственных подчеркивается или указывается
в резолюции первой, ему направляется оригинал документа.
Исполнителям канцелярия снимает необходимое количество копий.
Ответ исполняется не позднее чем за 3 дня до истечения срока
исполнения документа. При этом ответственность за исполнение
документа несут в равной степени все лица, указанные в резолюции
(если в резолюции не содержится иного указания).
2.2.15. Докладные (служебные) записки на имя руководителя, его
заместителей или начальников управлений (отделов), справки, сводки
и другие внутренние документы оперативного характера
регистрируются канцелярией, рассматриваются должностными лицами и
в общем порядке передаются для исполнения (использования) в
соответствующие отделы либо помещаются в дело.
2.2.16. Из одного структурного подразделения в другое
корреспонденция передается по согласованию между руководителями
этих подразделений, но обязательно через канцелярию. Внутри
подразделений корреспонденция от одного работника к другому
передается через делопроизводителя подразделения, о чем делается
соответствующая пометка в учетно - контрольной карточке и в
журнале учета корреспонденции структурного подразделения.
2.2.17. У исполнителей могут храниться лишь документы,
находящиеся в стадии исполнения, и справочно - расчетные
материалы, необходимые для повседневной работы.
2.2.18. Все служебные документы по окончании рабочего дня
исполнитель обязан хранить в шкафу или запирающемся столе, а перед
выездом в командировку, уходя в отпуск или переходя на другую
работу, неисполненные документы и другие материалы по указанию
руководителя Службы (начальника структурного подразделения)
передать через делопроизводителя (секретаря) другому сотруднику.
2.3. Порядок подготовки и оформления исходящей
корреспонденции
2.3.1. Служебные письма должны оформляться в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно -
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
2.3.2. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
подготовке проекта документа, его печатании, согласовании,
визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
обязан тщательно считать и проверить его содержание, правильность
оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу, его
адресность и рассылку. В случае необходимости документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании
которых он готовился.
2.3.3. Подготавливаемые к отправке из Службы служебные письма
печатаются на бланках установленной формы (приложение 4).
2.3.4. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам,
подготовленным в Службе, является краткость и ясность изложения,
тщательное редактирование текста, правильность оформления.
2.3.5. К каждому документу, отпечатанному на бланке А4 по
ГОСТ Р 93 27, составляется заголовок - краткое изложение
содержания документа.
Исключение могут составлять документы, составленные на
формате А5. Заголовок должен отвечать на вопрос: о чем? Заголовок
пишется пред текстом с левой стороны. В документах большого объема
или затрагивающих несколько вопросов наряду с заголовком
составляются подзаголовки, отражающие содержание частей документа.
2.3.6. Исходящие документы, направленные в вышестоящие
организации, подписываются руководителем Службы, а в его
отсутствие - лицом, его замещающим. Проект распорядительного
документа, согласованный в установленном порядке, передается в
Протокольный отдел Мэрии исполнителем одновременно на магнитном
носителе (дискете).
2.3.7. Зарегистрированные в журнале исходящих документов
(приложение 5) и оформленные документы, предназначенные к
отправке, с пометкой упаковывают в конверты (пакеты) и
централизованно сдаются канцелярией в отделение связи категории
почтового отправления (кроме простых отправлений) с обозначением
адреса и почтового индекса адресата.
2.3.8. Корреспонденция, составленная с нарушениями правил,
предусмотренных настоящей Инструкцией, к отправке не принимается.
О серьезных недостатках в оформлении исходящей корреспонденции
докладывается руководителям Службы и структурных подразделений.
2.3.9. Руководители Службы и подразделений обязаны принимать
меры к сокращению служебной переписки, не допуская переписки по
вопросам, которые могут быть решены при личном обращении или в
результате переговоров по телефону.
Переписка между структурными подразделениями Службы не
допускается.
2.4. Организация контроля за исполнением документов
2.4.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные
входящие, внутренние и исходящие документы. Контроль за ходом и
сроками исполнения документов возлагается на работников
канцелярии, а также непосредственно на ответственных за
делопроизводство работников в структурных подразделениях Службы.
2.4.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях
со времени даты регистрации, либо даты, определяемой в тексте
документа, либо из резолюции руководителя. Срок исполнения
документа может быть продлен лицом, которое его установило. Если в
процессе исполнения выявляется невозможность соблюдения указанного
срока, исполнитель должен за 2-3 дня до его истечения продлить
срок у руководства или лица, его замещающего, и поставить в
известность работника канцелярии, ответственного за контроль.
2.4.3. Еженедельно канцелярией для руководителя Службы
представляют сводки о прохождении документов в Службе.
2.4.4. Все поручения руководителя Службы заносятся в компьютер.
2.4.5. Документ считается выполненным, если выполнены
предусмотренные в нем мероприятия (задания, поручения, дан ответ
корреспонденту, составлен план мероприятий, подготовлен приказ,
график и др.), получено согласие (виза) руководителя о снятии
документа с контроля с пометкой "В дело". Отметка об исполнении
заносится на контрольную карточку, документ снимается с контроля,
карточка переносится в учетно - информационную картотеку.
Исполненный документ подшивается в дело.
2.4.6. По итогам работы за год канцелярия составляет отчет по
документам, поступившим в Службу, дает анализ их исполнения.
2.5. Порядок работы с письмами, заявлениями, предложениями
и жалобами граждан
2.5.1. Письма граждан принимаются и оформляются специалистами
канцелярии.
2.5.2. Регистрация писем граждан, поступивших в Службу,
осуществляется в канцелярии.
2.5.3. На поступившие письма на лицевой стороне первого листа в
нижнем правом углу на свободном от текста месте ставится штамп
канцелярии, в котором указывается дата поступления и
регистрационный индекс (входящий номер), состоящий из первой буквы
фамилии обратившегося с письмом и порядкового номера. Нумерация
писем при регистрации осуществляется в пределах календарного года.
2.5.4. Письма граждан по вопросам, входящим в компетенцию
Службы, направленные для ответа по существу из приемной Президента
РФ, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания,
Минтруда РФ, ФСЗ России, Мэра, Правительства Москвы, Федеральной
миграционной службы России, редакции газет и журналов,
регистрируются с заполнением соответствующей графы в учетно -
контрольной карточке и берутся на особый контроль (приложение 6).
На учетно - контрольной карточке проставляется знак "К".
2.5.5. Письма граждан без подписи не регистрируются и не
рассматриваются.
2.5.6. Указания об исполнении писем граждан, как правило,
даются в форме резолюции, которая пишется на учетно - контрольной
карточке. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия
исполнителя или исполнителей, указание об исполнении, содержащее
конкретное поручение, при необходимости сроки его исполнения,
подпись руководителя и дата.
2.5.7. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц,
ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками
рассмотрения и подготовку ответа заявителю осуществляет
исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители
предоставляют ответственному исполнителю все необходимые материалы
для обобщения и составления ответа не позднее 5 дней до истечения
срока исполнения письма. Соисполнители в равной мере несут
ответственность за своевременную подготовку ответов по письмам
граждан.
2.5.8. Руководители структурных подразделений Службы при
рассмотрении писем граждан обязаны:
- внимательно разобраться в их существе, принимать личное
участие в их рассмотрении, направлять работников на места или
приглашать заявителей для беседы в случае необходимости и
принимать другие меры для объективного разрешения вопросов;
- принимать обоснованные решения по письмам граждан;
- сообщать гражданам в письменной или устной форме решения,
принятые по их письмам, а в случаях отклонения содержащихся в
письмах просьб указывать мотивы отклонения, по просьбе граждан
разъяснять порядок обжалования. Под жалобой следует понимать
письменное обращение гражданина к руководству Службы или в
вышестоящий орган на нарушение правовых норм, установленных
действующим законодательством, со стороны работников структурных
подразделений Службы, а также нарушение ими установленного порядка
работы с посетителями.
2.5.9. При получении корреспонденции из канцелярии руководитель
или ответственный за делопроизводство расписывается и ставит дату
получения на втором экземпляре карточки и возвращает ее в
канцелярию.
2.5.10. Ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем
исполнителем делается подробная запись в карточке. В этом случае
ответственный за исполнение письма ставит на карточке свою визу.
2.5.11. Текст ответа должен излагаться четко, кратко,
исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы и
содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о
результатах его рассмотрения.
2.5.12. Исполненные письма граждан со всеми относящимися к ним
материалами и оформленные в трех экземплярах ответы по письмам
передаются в канцелярию вместе с заполненной на обороте
контрольно - учетной карточкой.
2.5.13. Первый экземпляр ответа с отметкой даты отправки и
регистрационным номером направляется заявителю, второй - вместе с
заявлением и прилагаемыми к нему документами подшивается в дело, а
третий - в делопроизводство структурного подразделения.
2.5.14. В случае рассмотрения иска в народном или арбитражном
судах к Службе после окончания рассмотрения дела исполнитель
должен представить в канцелярию соответствующим образом
заполненную учетную карточку и копию решения народного или
арбитражного суда.
2.5.15. Контроль за исполнением писем граждан, документов,
поступивших в подразделение, осуществляется ответственным за
делопроизводство сотрудником данного подразделения. Персональную
ответственность за своевременную и качественную подготовку
документов в подразделениях, ответов на письма несут руководители
подразделений и их кураторы - заместители руководителя.
2.5.16. В случае, если имеется несколько подразделений -
исполнителей по письму, руководителю каждого из них выдается копия
письма под расписку на первом экземпляре карточки.
2.5.17. Письма граждан, копии ответов на них и документы,
связанные с их разрешением, канцелярией формируются в дела,
которые группируются в пределах одного делопроизводственного года.
Дела по письмам граждан формируются в алфавитном порядке. Внутри
дел документы систематизируются по номерам. В случае необходимости
на заявителя, повторно обратившегося в Службу, заводится отдельное
дело.
2.5.18. Письма граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со
дня регистрации в Службе. Сроки исполнения писем граждан, кроме
того, могут быть установлены в тексте поручений директивных
органов или тексте резолюции руководителя Службы, руководителя
структурного подразделения. В случае необходимости срок исполнения
по письму может быть продлен только с согласия руководителя
Службы.
2.5.19. По истечении срока хранения дел в канцелярии (2 года)
документы по письмам граждан вместе с учетно - контрольными
карточками к ним передаются в архив Службы, где они хранятся в
течение 5 лет.
2.6. Порядок подготовки материалов к заседаниям Коллегии
2.6.1. Материалы для рассмотрения на заседании Коллегии Мэрии
Москвы, Федеральной миграционной службы России подготавливаются в
соответствии с планом, утвержденным Службой.
2.6.2. Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседании
Коллегии, должны содержать:
- краткую докладную записку (объемом не более 2-3 страниц) по
соответствующему вопросу;
- проект решения Коллегии или постановления, распоряжения,
приказа, в котором должны быть четко изложены сущность
рассматриваемого вопроса и предложение по его осуществлению;
- справки согласования проектов решений с заинтересованными
департаментами, комитетами, ведомствами и организациями;
- имеющиеся основания - письма комитетов, департаментов,
ведомств, организаций и т.д.;
- списки представителей, присутствие которых обязательно при
рассмотрении вопроса.
2.7. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний
в Службе
2.7.1. Оперативное совещание с руководителями структурных
подразделений Службы проводится 1 раз в неделю.
2.7.2. Состав участников оперативного совещания определяется
руководством. Оповещение лиц, приглашенных на совещание,
производит секретарь руководителя Службы.
2.7.3. На совещаниях рассматриваются и обсуждаются текущие
вопросы деятельности структурных подразделений Службы,
исполнительская дисциплина, отчеты руководителей подразделений о
работе за прошедший период, основные мероприятия подразделений
Службы на предстоящий период, а также другие организационные
вопросы оперативного характера.
2.7.4. Подготовка материалов для совещания по вопросам
исполнительской дисциплины (сводки о прохождении документов в
Службе) - канцелярия; по вопросам планирования соответствующей
отчетности, кадровым обращениям беженцев и вынужденных
переселенцев и отдела по временным размещениям вынужденных
мигрантов - руководителями соответствующих подразделений Службы.
2.7.5. Регистрация участников оперативного совещания, ведение и
оформление протокола производится секретарем руководителя Службы.
2.8. Приказ
2.8.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем Службы
для решения основных задач, стоящих перед Службой (приложение 7).
2.8.2. В соответствии с п. 4.2 Регламента Мэрии Москвы приказы
и распоряжения по Службе издаются только руководителем Службы. В
его отсутствие распорядительные документы подписывает один из его
заместителей, на которого возложены обязанности руководителя
распоряжением (приказом) руководителя Службы.
2.8.3. Приказы реализуют внутреннюю деятельность структурных
подразделений и должностных лиц Службы и издаются по вопросам
структуры, штатного расписания, персонала Службы, утверждения
инструкций, порядков, правил, других документов. Приказ печатаются
на бланках установленного образца.
2.8.4. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос:
о чем?
2.8.5. Текст приказа, как правило, состоит из двух
взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Если
приказ издается на основании распорядительного документа
вышестоящей организации (чаще всего приказа), в этом случае в
констатирующей его части или заголовке указывается вид акта, его
автор, полное название (заголовок), дата и номер.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в разъяснении.
Каждый пункт приказа начинается с указания исполнителя,
конкретного действия и срока исполнения. Исполнителями могут быть
структурные подразделения Службы или должностные лица. В последнем
пункте указывается лицо, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа.
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных
выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить",
"принять меры", "активизировать" и т.п.
2.8.6. Подготовку и оформление распорядительных документов (по
поручению руководителя Службы или в инициативном порядке)
осуществляют самостоятельные подразделения в соответствии с их
функциями и регистрируют в журнале учета приказов Службы
(приложение 8).
Издание, учет и хранение распорядительных документов
осуществляет канцелярия с учетом требований Инструкции по
делопроизводству.
2.8.7. Приказы по кадрам готовит отдел кадров Службы. Нумерация
приказов по личному составу самостоятельная с дефисом "К" (кадры).
Приказы по кадрам хранятся в отделе кадров Службы.
2.8.8. Проект приказа (распоряжения) до подписания подлежит
обязательному визированию руководителями структурных подразделений
Службы, которых он касается, заместителями руководителя -
кураторами этих структурных подразделений, начальником правового
отдела и начальником канцелярии. Визы ставятся на первом
экземпляре приказов. В случае несогласия с проектом пишется
мотивированное заключение.
2.8.9. Приказы тиражируются и рассылаются канцелярией в
соответствии со списком (рассылкой), подготовленным составителем
проекта. На обороте первого листа приказа указывается фамилия и
телефон исполнителя. Рассылка готовится на отдельном листе и
подписывается исполнителем и руководителем структурного
подразделения.
2.9. Распоряжения
2.9.1. Распоряжения издаются по оперативным вопросам,
реализующим функции управления в пределах его компетенции,
определенной правовыми документами (приложения).
2.9.2. Подготовка и оформление распоряжений осуществляется
аналогично и по тем же правилам, что подготовка и оформление
приказов (см. п. 2.8).
2.10. Инструкция
2.10.1. Инструкция - правовой акт, издаваемый Службой в целях
установления правил регулирования организационных процессов,
правил техники безопасности, должностных требований и иных
направлений деятельности Службы (ее подразделений), должностных
лиц. Вводится в действие приказом по Службе.
2.10.2. Заголовок инструкции раскрывает ее содержание, например
Инструкция по делопроизводству, Инструкция по технике
безопасности, Должностная инструкция секретаря руководителя
Службы.
2.10.3. Инструкция начинается разделом "Общие положения", где
указываются цели, причины и основания для разработки и издания
инструкции, сведения общего характера.
В остальных разделах инструкции излагаются правила,
регулирующие специальные стороны деятельности организации,
подразделения или отдельных должностных лиц.
2.10.4. Инструкция подписывается начальником структурного
подразделения, заместителем руководителя - куратором и
утверждается руководителем Службы приказом по Службе.
2.10.5. Должностные инструкции на сотрудников утверждаются
руководителем Службы по представлению начальника структурного
подразделения Службы.
2.11. Положение
2.11.1. Положение - нормативный акт, определяющий порядок
образования, права, обязанности и организации работы структурных
подразделений.
2.11.2. Положение состоит из разделов: "Общие положения",
"Управление должностными лицами", "Основные задачи", "Функции",
"Взаимоотношения с другими подразделениями", "Права и обязанности
руководителя структурного подразделения", "Ответственность
руководителя структурного подразделения", "Порядок внесения
изменений и дополнений".
2.11.3. Положения об управлениях и самостоятельных отделах
утверждаются руководителем Службы. Положения о структурных
подразделениях, входящих в управление или отделы, - их
начальниками.
2.12. Протокол
2.12.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на коллегиях, собраниях, оперативных
совещаниях, конференциях и заседаниях.
2.12.2. Протокол состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня.
В протоколах указываются инициалы и фамилия выступающего,
основное содержание сообщения в форме прямой речи. При наличии
выступления делается сноска "Текст сообщения прилагается".
Протокол, содержащий различные вопросы, делится на пункты, которые
нумеруются и начинаются с абзаца.
2.12.3. По поручениям, занесенным в протокол, должны быть
указаны конкретные исполнители и сроки исполнения.
2.12.4. Протокол подписывается председателем и секретарем
данного собрания.
2.13. Акт
2.13.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (или
одним специально уполномоченным лицом) и подтверждающий
установленные факты и события.
Акт готовится по результатам ревизий при приеме - передаче дел,
при завершении работ, в случае отказа работника дать письменное
объяснение в связи с применением дисциплинарного взыскания или
ознакомиться с приказом и т.д.
2.13.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и
констатирующей. В вводной части указывается основание для
составления акта и перечисляются составители и присутствующие,
указывается распорядительный документ или устное предписание,
перечисляются должности с указанием структурного подразделения
Службы, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. При составлении
акта комиссией первой печатается фамилия председателя; фамилии
членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с перечислением
должности, фамилий лиц, присутствующих при составлении акта.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления
акта, существо и характер проведенной работы, установление факта,
а также выводы и заключения. Акты допускаются оформлять в виде
таблиц.
2.13.3. В конце акта печатаются сведения о количестве
экземпляров и месте их нахождения.
2.13.4. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в
установлении фактов и событий. При подписании акта должности не
указываются. Особое мнение членов комиссии следует оформлять на
отдельном листке и прикладывать к тексту.
2.14. Письмо
2.14.1. Письмо - документ передачи текста по почте. Письма
подразделяются на письма - запросы, письма - ответы,
сопроводительные и другие, близкие к указанным по функциональному
назначению.
2.14.2. В письмах - запросах содержится просьба о получении
необходимых сведений от организации - адресата или об
осуществлении действий, которые ей следует выполнить.
В письмах - ответах должны содержаться сведения,
соответствующие запросу, приводятся запрашиваемые сведения,
информация о выполнении требуемых действий в соответствии с
полученным запросом или уведомление о невозможности выполнения
запроса.
2.14.3. Сопроводительные письма рассылаются вместе с другими
документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных
письмах указывают наименование документа и цель его отправления.
2.14.4. Исходящее письмо печатается в трех экземплярах.
Первый - на бланке. Письмо не должно содержать более четырех
адресов.
2.14.5. В письмах - ответах перед текстом делается ссылка на
номер и дату соответствующего письма - запроса, например: На
N 12/5-455 от 05.02.92.
2.14.6. Письма представляются на подпись руководству Службы в
двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется
руководством структурного подразделения, а при необходимости
заместителем руководителя - куратором подразделения (отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу).
2.15. Телефонограмма
2.15.1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов.
Готовится она на бланке Службы, визируется, подписывается,
регистрируется в канцелярии, затем диктуется адресату. При этом
обязательно передающим сообщаются фамилия и служебный телефон,
день и час, записываются на бланке телефонограммы фамилия и
телефон лица, принявшего телефонограмму, сверяется, записанный
текст сдается на хранение в канцелярию.
2.15.2. При приеме телефонограммы текст аккуратно записывается,
уточняется исходящий номер, фамилия подписавшего, фамилия и
телефон лица, передавшего телефонограмму, зачитывается текст,
сообщаются свои фамилия и телефон, отпечатывается текст с
указанием времени приема телефонограммы, регистрируется как
входящий документ и передается на доклад руководству.
2.16. Телефакс
2.16.1. Прием и передача телефаксов производится в
соответствии с указаниями руководителя Службы сотрудниками
управлений и отделов, где установлены аппараты факсимильной связи.
Документы, передаваемые и принимаемые по телефаксу, доводятся
до сведения руководителя Службы и с поручением руководителя - до
исполнителей поручений. Исходящие и входящие факсы подлежат
хранению в делах подразделений, которым были даны соответствующие
поручения.
2.17. Докладная (служебная) записка
2.17.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный
руководству Службы (структурного подразделения) или вышестоящему
органу и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями составителя.
2.17.2. Докладные записки, направленные в вышестоящие органы,
подписываются руководством Службы и имеют внутренний
регистрационный номер. Внутренние докладные записки подписываются
автором, дата проставляется после подписания.
2.17.3. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий ее содержание, и состоять из двух частей. В первой
части излагаются факты, послужившие поводом к написанию докладной
записки. Во второй части приведены выводы и предложения о
конкретных действиях, которые необходимо предпринять вышестоящему
органу или должностному лицу в связи с изложенными фактами. Если в
выводах суммируются изложенные факты, то их допускается излагать в
первой части докладной записки.
2.18. Составление номенклатуры дел
2.18.1. В целях установления единой системы группировки
документов в дела и оперативного поиска исполненных документов в
делопроизводстве, правильного отбора дел для их хранения
структурными подразделениями ежегодно составляются номенклатуры
дел. Номенклатура дел - это систематизированный список
наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков
их хранения, утвержденный в установленном порядке.
2.18.2. Номенклатура дел подготавливается Управлением, отделом
и согласовывается с канцелярией. Сводная номенклатура
согласовывается с ФМС России и Мосгорархивом и утверждается
руководителем Службы.
2.18.3. После утверждения номенклатуры дел Управления и отделы
получают выписки соответствующих разделов для использования в
работе. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свой
определенный индекс (приложение 9). Индексы состоят из кода
отдела, порядкового номера дела.
2.18.4. При возникновении новых дел они вносятся в номенклатуру
дополнительно, в связи с этим в каждом разделе номенклатуры
резервируются номера.
2.18.5. Утвержденная номенклатура дел действует до
пересоставления или переутверждения в случае коренного изменения
функций и организационной структуры Службы. Если изменений не
происходит, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и
вводится в действие с 1 января следующего года.
2.19. Правила оформления дел
2.19.1. Законченные делопроизводством документы формируются в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2.19.2. При формировании дел необходимо:
- помещать в дело только исполненные документы;
- проверять правильность оформления каждого документа (наличие
отметки об исполнении документа и направлении его в дело,
заверительной надписи на копии, других реквизитов);
- правильность отнесения документов в то или иное дело в
соответствии с номенклатурой дел;
- систематизировать документы внутри дел в последовательности
решения вопроса по хронологии. При этом документ - ответ должен
располагаться после документа - запроса;
- годовые планы, отчеты должны откладываться в материалах того
года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от
времени их составления и даты поступления;
- включать в дела только по одному экземпляру каждого
документа со всеми приложениями, удалив при этом черновики,
скрепки, булавки.
Приложения большого объема можно формировать в отдельный том
этого же года.
2.19.3. Неисполненные, неправильно оформленные и подлежащие
возврату документы подшивать в дела запрещается.
2.19.4. Объем каждого дела не должен превышать 200-250 листов
(30-40 мм толщины). При наличии большего количества листов
заводится новый том.
2.19.5. Изъятие документов из дела допускается в исключительных
случаях, причем на место изъятого документа должен быть вложен
листок - заменитель, в котором указывается, какой документ, когда
и кем изъят. Документ должен быть в обязательном порядке возвращен
и подшит в дело.
2.20. Подготовка документов к последующему хранению
и использованию
2.20.1. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения
должны быть правильно оформлены, подшиты, пронумерованы, иметь
лист с заверительной надписью и необходимые обозначения на
обложках.
При этом необходимо учитывать следующие требования:
- дела постоянного и долговременного хранения подшивать в
твердую обложку или переплетать;
- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы
(решения, приказы, протоколы), вносятся их номера;
- на обложках дел с перепиской и распорядительными документами
проставляется дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;
- в конце дела на отдельном листе ставится заверительная
надпись о количестве листов в деле.
2.20.2. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует
делать четким почерком чернилами или тушью. Листы нумеруются
простым графитовым карандашом в правом верхнем углу.
2.20.3. Документы временного хранения обрабатываются упрощенно,
допускается оставлять их на скоросшивателях без проведения
систематизации и дополнительного описания на обложках, листы не
нумеруются, заверительные надписи не ставятся.
2.20.4. Дела по личному составу оформляются так же, как дела
постоянного хранения.
2.21. Хранение печатей, штампов и бланков
2.21.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой
отчетности должны храниться в сейфах или закрывающихся
металлических шкафах под контролем должностных лиц, ответственных
за их сохранность и правильность использования.
2.21.2. Ответственными за использование печатей и штампов
являются руководители соответствующих подразделений.
2.21.3. Служебные записки на имя руководителя с просьбами об
изготовлении новых печатей или штампов должны быть завизированы
начальником юридического отдела и ответственным за секретарскую
работу в Службе.
2.21.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов
ведется в журнале для учета оттисков печатей и штампов
(приложение 10) руководителем Службы. Выдача их лицам,
ответственным за хранение и использование, производится под
расписку руководителя Службы.
2.21.5. Печати и штампы при замене новыми или упразднении
передаются на уничтожение с составлением акта.
2.21.6. При утере печатей или штампов ответственный за их
хранение обязан немедленно сообщить об этом руководителю Службы.
2.21.7. Чистые бланки находятся в канцелярии, которая
обеспечивает их хранение, выдачу бланков для работы ответственным
за делопроизводство. Бланки Службы являются документами строгой
отчетности.
2.21.8. Удостоверения личности, командировочные удостоверения,
справки с места работы учитываются в журналах отдела кадров
Службы. Их выдача производится под расписку. Выдача незаполненных
документов запрещается. Уничтожение этих бланков производится по
акту.
2.22. Проверка наличия документов
2.22.1. Проверку состояния и выполнения требований настоящей
Инструкции осуществляет канцелярия Службы.
2.22.2. Проверка производится комиссией, назначенной
руководителем учреждения, путем сверки учетных данных с
фактическим наличием дел, документов и изданий. В состав комиссии
включаются лица, хорошо знающие делопроизводство и имеющие
отношение к документам с грифом "Для служебного пользования".
2.22.3. В подведомственных учреждениях и предприятиях проверку
состояния делопроизводства могут проводить только лица (комиссии),
уполномоченные руководителем вышестоящего учреждения или архива,
при наличии у них удостоверений на право проверки, заверенных
гербовой печатью.
2.22.4. Проверка проводится в присутствии руководителя
канцелярии (общего отдела) и лиц, ответственных за ведение
делопроизводства.
2.22.5. О результатах проверки составляется акт или справка
(если недостатки незначительны).
В акте о результатах проверки состояния делопроизводства,
наличия документов указываются:
- кем и когда проводилась проверка;
- количество поступивших и отправленных документов (по годам);
- количество проверенных документов;
- количество и номера документов, дел и изданий, не
предъявленных при проверке, и за кем они числятся;
- выполнение требований Инструкции при печатании и размножении
документов в машинописных бюро, секторе множительной техники и
фотолаборатории;
- нарушения в организации и ведении делопроизводства;
- контроль за выполнением постановлений, распоряжений и
поручений вышестоящих организаций;
- качество и своевременность рассмотрения предложений, жалоб и
заявлений трудящихся;
- рекомендации по улучшению ведения делопроизводства;
- сроки устранения недостатков и выполнения предложений.
Акт проверки составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр
акта остается в учреждении (на предприятии, в подразделении),
второй - высылается в вышестоящую организацию.
2.23. Эвакуация и уничтожение документальных материалов
при угрожаемом положении и стихийных бедствиях
2.23.1. Документальные материалы, образующиеся в деятельности
Службы, разделяются на две категории:
- первая - подлежащие эвакуации в случае угрожаемого положения
(стихийного бедствия);
- вторая - подлежащие уничтожению на месте.
2.23.2. Распределение документов по этим категориям
производится экспертными отборочными комиссиями и утверждается
руководителем Службы.
Одновременно приказом по Службе должны быть назначены
ответственные лица за подготовку и эвакуацию документов.
2.23.3. При объявлении угрожаемого положения (при стихийных
бедствиях) руководитель канцелярии Службы организует эвакуацию
документов первой категории на запасный пункт управления (ЗПУ) в
соответствии с описями.
2.23.4. Эвакуация производится в следующем порядке:
- немедленно вызываются по списку оповещения все сотрудники
канцелярии. Каждый сотрудник на закрепленном за ним участке
организует подготовку к эвакуации документальных материалов,
журналов учета и всего необходимого для работы на ЗПУ;
- из структурных подразделений вызываются сотрудники
(по списку) для оказания помощи в упаковке документов, погрузке,
доставке на ЗПУ и разгрузке;
- перед укладкой документов в мешки они должны пакетироваться и
прочно перевязываться бечевкой. Упаковки снабжаются фанерными
ярлыками (указателями);
- при выносе, погрузке, разгрузке и в пути следования
документация обеспечивается постоянным надзором сопровождающими
лицами из числа канцелярии и прикомандированных сотрудников
подразделений.
2.23.5. В течение суток должны быть направлены заявки:
- в местное отделение связи (по месту перебазирования) на
доставку и отправку корреспонденции;
- в отделение связи (по месту прежней дислокации) с просьбой о
досылке и переадресовании корреспонденции, которая поступит в
адрес учреждения.
2.23.6. По указанию руководителя канцелярии один сотрудник
(или несколько) остается в помещении канцелярии до полной
эвакуации. На него же возлагается уничтожение документов второй
категории.
После полной эвакуации на двери канцелярии вывешивается
табличка с указанием, куда адресовать поступающую корреспонденцию.
2.23.7. Структурные подразделения, в которых ведется
делопроизводство, а также архив Службы работу по эвакуации
документальных материалов организуют и проводят самостоятельно. В
помощь архиву Службы выделяются сотрудники из структурных
подразделений.
2.24. Сдача и прием документальных материалов при смене
начальника канцелярии или лица, ответственного
за ведение делопроизводства, а также при ликвидации
учреждения
2.24.1. При увольнении или переводе на другую работу начальника
канцелярии или лица, ответственного за ведение делопроизводства,
по указанию руководителя Службы или подразделения производится
передача дел, служебных документов и изданий вновь назначенному на
эту должность лицу.
2.24.2. Прием - передача дел, документов и изданий производится
путем сверки их наличия по номенклатуре дел и с журналами
(карточками) учета, о чем составляется акт, который утверждается
руководителем Службы.
Один экземпляр акта высылается вышестоящей организации,
другой - в службе или в подразделении, которым передается
документация.
2.24.3. В акте отражается количество дел (документов, изданий)
и соответствие их записям в номенклатуре и в журналах (карточках)
учета, а также недостатки в ведении делопроизводства и другие
данные о состоянии работы.
Возможные письменные возражения и объяснения по акту
приобщаются к нему как отдельные приложения.
2.24.4. При реорганизации учреждения передачей его функций
другому учреждению последнее принимает все документы текущего
делопроизводства и архивы по акту.
2.24.5. Если функции реорганизуемого учреждения передаются
нескольким учреждениям или предприятиям, текущие документы
передаются по принадлежности, а материалы архивов по указанию
вышестоящей организации новой организации или архивному органу.
2.24.6. При полной ликвидации учреждения без передачи его
функций другим учреждениям все документы текущего делопроизводства
систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах,
которые передаются вместе с материалами архива в вышестоящую
организацию по подчиненности или в государственный архив.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
----T-------T----------T------T---------T---------T-------T---------T-------¬
¦N ¦Номер ¦Краткое ¦Кол-во¦Указание ¦Кому ¦Дата ¦Запись ¦Конт- ¦
¦п/п¦и дата ¦содержание¦листов¦об испол-¦передан ¦получе-¦об ис- ¦рольный¦
¦ ¦посту- ¦поступ. ¦ ¦нении, ¦док-т ¦ния ¦полнении,¦срок ¦
¦ ¦пившего¦документа ¦ ¦Ф.И.О. ¦на испол-¦и рас- ¦дата ¦испол- ¦
¦ ¦доку- ¦ ¦ ¦давшего ¦нение, ¦писка ¦ ¦нения ¦
¦ ¦мента ¦ ¦ ¦указание ¦Ф.И.О. ¦испол- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и под- ¦нителя ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦раздел. ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+----------+------+---------+---------+-------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------+----------+------+---------+---------+-------+---------+--------
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
СПИСОК
ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ МОСКВЫ
----T--------------T------T----------------T-------------T-------¬
¦N ¦Наименование ¦Индекс¦Фамилия, имя, ¦ Адрес ¦Телефон¦
¦п/п¦структурного ¦ ¦отчество ¦ ¦ ¦
¦ ¦подразделения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+------+----------------+-------------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------------+------+----------------+-------------+--------
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
КАРТОЧКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата поступления Входящий N
Вид документа
--------- Автор -----------¬---- дата ---¬-- номер пост. док.-¬
¦ ¦¦ ¦¦ ¦
L---------------------------L-------------L--------------------
Краткое содержание
Автор резолюции
Резолюция
----------------------- Исполнитель ---------------------¬
¦ ¦
L---------------------------------------------------------
Срок исполнения Контроль Результат исполнения
Повторный срок исполнения Дело N
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
Приводится бланк Миграционной службы Москвы.
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
----T---------T-------------T-----------T-------T---------------T------¬
¦N ¦Исходящий¦Кому ¦Краткое ¦Наиме- ¦Документ подшит¦Приме-¦
¦п/п¦номер ¦направлен ¦содержание,¦нование+------T--------+чание ¦
¦ ¦ ¦документ ¦Ф.И.О. ¦подраз-¦N дела¦N листов¦ ¦
¦ ¦ ¦(организация,¦исполнителя¦деления¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦предприятие) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------------+-----------+-------+------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-------------+-----------+-------+------+--------+-------
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Ф.И.О. заявителя
Адрес заявителя, тел.
Классификация
Дата поступления Входящий индекс
--------- Автор -----------¬---- Дата ---¬-- Инд. сопр. письма¬
¦ ¦¦ ¦¦ ¦
L---------------------------L-------------L--------------------
Краткое содержание
Автор резолюции
Резолюция
---------- Исполнитель ---------¬ Срок исполнения
¦ ¦ Контроль
L-------------------------------- Результат исполнения
Повторный срок исполнения
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
Приводится бланк приказа Миграционной службы Москвы.
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИКАЗОВ, ИЗДАВАЕМЫХ В МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ МОСКВЫ
----------T------T-------T--------T---------T------T------T------¬
¦Регистра-¦Дата ¦Краткое¦Кем ¦Куда ¦Срок ¦Номер ¦Приме-¦
¦ционный ¦подпи-¦содер- ¦подписан¦направлен¦испол-¦дела, ¦чение ¦
¦номер ¦сания ¦жание ¦ ¦(список ¦нения ¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦рассылки)¦ ¦ ¦ ¦
+---------+------+-------+--------+---------+------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+------+-------+--------+---------+------+------+-------
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ИНДЕКСЫ (КОДЫ)
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
------------------------------------T------T---------------------¬
¦Название структурного подразделения¦Индекс¦Руководитель, ¦
¦ ¦ ¦начальник Управления,¦
¦ ¦ ¦отдела ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Руководитель Миграционной службы ¦ 1 ¦Смидович С.Г. ¦
¦Москвы ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Канцелярия ¦ 2 ¦Варшамова Н.В. ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел персонала ¦ 3 ¦Захарова В.М. ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел бухгалтерского учета ¦ 4 ¦Наливайко Г.Ю. ¦
¦и контроля ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Правовой отдел ¦ 5 ¦Варшавский Е.Ю. ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел анализа и статистики ¦ 6 ¦Моложанова В.Н. ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел по работе с вынужденными ¦ 7 ¦Кудряшов В.А. ¦
¦мигрантами ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел по привлечению ¦ 8 ¦Коваль А.П. ¦
¦и использованию ИРС ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Управление иностранной рабочей ¦ 9 ¦Лавров А.Р. ¦
¦силы: ¦ ¦ ¦
¦- отдел по контролю за привлечением¦ 9-1 ¦Родителев А.А. ¦
¦ и использование ИРС ¦ ¦ ¦
¦- отдел правового обеспечения ¦ 9-2 ¦Антонова Л.С. ¦
¦ использования ИРС ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Отдел по временному размещению ¦ 10 ¦Родимушкина Л.Н. ¦
¦вынужденных мигрантов ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+------+---------------------+
¦Иммиграционный контроль Москвы: ¦ 11 ¦Мастиков И.М. ¦
¦- отдел первичного приема ¦ 11-1 ¦ ¦
¦- отдел рассмотрения ходатайств ¦ 11-2 ¦ ¦
¦- отдел иммиграционного контроля ¦ 11-3 ¦ ¦
¦ и координации работы ПИК ¦ ¦ ¦
¦- ПИК "Шереметьево-1" ¦ 11-4 ¦ ¦
¦- ПИК "Шереметьево-2" ¦ 11-5 ¦ ¦
¦- ПИК "Внуково" ¦ 11-6 ¦ ¦
L-----------------------------------+------+----------------------
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ОТТИСКА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
----T---------T-------------------------------------T----------T------¬
¦N ¦Оттиски ¦ Кому выдано ¦Дата ¦Приме-¦
¦п/п¦печатей +--------------T-----------T----------+возврата ¦чание ¦
¦ ¦и штампов¦Наименование ¦Ф.И.О. ¦Дата ¦и расписка¦ ¦
¦ ¦ ¦подразделения,¦ответствен-¦и расписка¦в получе- ¦ ¦
¦ ¦ ¦где хранятся ¦ного лица ¦в получе- ¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦печати ¦ ¦нии ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦и штампы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+--------------+-----------+----------+----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+--------------+-----------+----------+----------+-------
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
Миграционной службы Москвы
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В СЛУЖБЕ
1. Сообщение о заседаниях и совещаниях, приглашения на
совещания, конференции с прилагаемыми к ним программами.
2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.
3. Рекламные извещения, плакаты и т.п.
4. Печатные издания (газеты, журналы, книги).
5. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры,
информационные листки, телефонные справочники и другие материалы).
6. Бухгалтерские документы <*>.
7. Формы статистической отчетности <*>.
8. Заявления на отпуск, табель работы, ведомость на зарплату,
характеристики на сотрудников Службы.
9. Копии документов, присланные для сведения, прейскуранты цен.
10. Учебные планы и программы (копии).
11. Графики, заявки, наряды и т.д.
-------------------------------
<*> Подлежат оперативному учету.
|
