ЦЕНТРАЛЬНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МОСКОВСКАЯ ЮЖНАЯ ТАМОЖНЯ
ПРИКАЗ
от 29 августа 2002 г. N 408
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ) В ТАМОЖНЕ
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения
документов (поручений) вышестоящих органов и таможни, рассмотрения
писем предприятий и организаций, а также предложений, заявлений и
жалоб граждан и во исполнение приказа ЦТУ от 07.08.2002 N 458 "Об
организации и осуществлении контроля за исполнением документов
(поручений) в Управлении" приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и
осуществлении контроля за исполнением документов в Московской
южной таможне (далее - Положение).
2. Заместителям начальника таможни, начальникам таможенных
постов, отделов и отделений принять Положение к руководству и
исполнению.
3. Признать утратившим силу приказ Московской южной таможни от
19.02.98 N 38 "Об организации и осуществлении контроля за
исполнением документов (поручений) в МЮТ".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Начальник таможни
генерал - майор таможенной службы
А.М. Узловский
Приложение
к приказу МЮТ ЦТУ
от 29 августа 2002 г. N 408
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В МОСКОВСКОЙ ЮЖНОЙ ТАМОЖНЕ
1. Общие положения
1.1. Целью контроля за исполнением документов является
обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений,
содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства
Московской южной таможни (далее - таможни), внутренних
распорядительных документах таможни.
1.2. Контролю подлежат все документы, поступившие в таможню и
требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях
руководства таможни и организационно - распорядительных
документах, издаваемых в процессе деятельности таможни.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений)
осуществляют:
1.3.1. Отдел документационного обеспечения - документов
вышестоящих организаций, писем организаций и таможен, обращений
граждан, поручений, содержащихся в резолюциях руководства таможни,
приказов и распоряжений таможни.
1.3.2. Организационно - аналитическое отделение - поручений,
содержащихся в решениях коллегий, протоколов оперативных
совещаний, планов вышестоящих органов и таможни.
1.3.3. Ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях - документов с поручениями руководителей
структурных подразделений.
2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и организационно - аналитическом отделении
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе
документационного обеспечения и организационно - аналитическом
отделении осуществляется с применением электронных средств и
контрольных карточек.
2.2. При постановке документа на контроль отделом
документационного обеспечения и организационно - аналитическим
отделением в правом верхнем углу документа проставляется:
- на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного
обеспечения и организационно - аналитическом отделении - штамп
"Контроль";
- на подлежащих контролю исполнения в структурных
подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".
2.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет:
2.3.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов,
поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля
(информированием руководителей структурных подразделений и
непосредственных исполнителей о приближающихся сроках исполнения),
ежедекадного направления в структурные подразделения сводок
неисполненных документов, а также других форм и методов контроля.
2.3.2. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля,
составление информационных сводок о состоянии исполнительской
дисциплины в таможне в целом и каждом структурном подразделении и
представление их начальнику таможни.
2.3.3. Организационно - аналитическое отделение осуществляет
проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во
исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом
документе вопросам.
3. Организация контроля в остальных структурных
подразделениях таможни
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение
непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным
исполнением документов по существу вопроса.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в
руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины,
проведение анализа причин нарушения установленных сроков
исполнения, принятие мер по своевременному и качественному
исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость сотрудников структурного
подразделения. Отсутствие непосредственного исполнителя или
ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву
установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство в структурном
подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе
документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение
руководству структурного подразделения, доведение до
непосредственного исполнителя в течение дня со дня получения
документа в подразделении или на следующий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а
также отдела документационного обеспечения или организационно -
аналитического отделения (в соответствии с п. 1.3 настоящего
Положения) о ходе выполнения документов (поручений), изменении
сроков их исполнения.
3.2.3. Своевременное представление в отдел документационного
обеспечения или организационно - аналитическое отделение сведений
об исполнении документов для снятия их с контроля.
4. Технология осуществления контроля
исполнения документов
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в
соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях
руководства таможни, или сроками, установленными
законодательством.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно
установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях
с даты подписания (утверждения) внутреннего документа или даты
поступления в таможню входящего документа в соответствии со
сроками исполнения документов (поручений) согласно приложению.
4.3. В случае когда в документе или резолюции указаны несколько
исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо),
названное первым, является ответственным исполнителем и
организует выполнение поручения, если не оговорено другое.
4.4. Не допускается передача контролируемых документов из
одного подразделения в другое без согласования с отделом
документационного обеспечения или организационно - аналитическим
отделением (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе
документационного обеспечения и организационно - аналитическом
отделении, передаются в структурные подразделения с отметкой на
документе о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за контроль на основе полученных документов
формируют контрольную карточку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не
представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем
за 2 дня до истечения срока должен обратиться к лицу,
установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения,
представив соответствующее обоснование.
Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей
организацией, должно быть согласовано с этой организацией.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке
сообщается в отдел документационного обеспечения или
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения).
4.8. Отдел документационного обеспечения, организационно -
аналитическое отделение и ответственные за контроль в структурных
подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов
(поручений), срок исполнения которых истекает в этот или два
последующие дня. Полученные данные фиксируются в контрольно -
регистрационной карточке и при необходимости доводятся до сведения
руководства структурного подразделения или таможни.
4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль,
достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом
исполнения документов (поручений).
5. Снятие документа с контроля
5.1. Снятие с контроля осуществляет руководство таможни или по
его поручению отдел документационного обеспечения и организационно
- аналитическое отделение. На документах, снятых с контроля,
проставляется штамп "Снят с контроля".
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с
контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления
об этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому
документу (поручению), не может являться основанием для признания
документа (поручения) исполненным и снятия с контроля.
Документы, представленные на подпись руководству таможни и
возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в
срок.
5.3. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения)
представляются в отдел документационного обеспечения или
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) вместе с копией ответа или другими
материалами, свидетельствующими об исполнении (справки, докладные
записки и др.).
О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов
таможни структурным подразделением, которому дано в них поручение,
в установленный срок вносится докладная записка на имя
руководителя таможни, на которого возложен контроль за исполнением
указанных документов. Докладная записка должна содержать
информацию о полноте и своевременности выполнения документа,
фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения
о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства таможни докладная записка
передается в отдел документационного обеспечения или
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) для снятия поручений с контроля или
продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только
должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в
подразделении", производится заместителями начальника таможни,
курирующими структурные подразделения.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и
организационно - аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) информацию об исполнении документов, имеющих
штамп "Контроль в подразделении".
Приложение
к Положению
СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
----T--------------------------------------------T----------------¬
¦N ¦Наименование документов (поручений) ¦Срок исполнения ¦
¦п/п¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 1 ¦Документы без указания конкретной даты ¦3 дня ¦
¦ ¦исполнения, имеющие в тексте (резолюции) ¦ ¦
¦ ¦пометку "Срочно" ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 2 ¦Парламентские запросы; запросы, письма ¦Не позднее ¦
¦ ¦выборных органов местного самоуправления ¦15 дней со дня ¦
¦ ¦ ¦получения ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 3 ¦Запросы членов Совета Федерации, депутатов ¦Не позднее ¦
¦ ¦Государственной Думы, депутатов выборных ¦30 дней со дня ¦
¦ ¦органов местного самоуправления (депутатский¦получения ¦
¦ ¦запрос) ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 4 ¦Письма - поручения и письма - запросы ГТК ¦К указанному ¦
¦ ¦России, ЦТУ и других таможенных органов ¦в них сроку ¦
¦ ¦ ¦или в течение ¦
¦ ¦ ¦10 дней ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 5 ¦Протест прокуратуры ¦10 дней со дня ¦
¦ ¦ ¦получения ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Представление прокурора ¦1 месяц со дня ¦
¦ ¦ ¦регистрации ¦
¦ ¦ ¦в прокуратуре ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Частное определение суда ¦До 1 месяца ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 6 ¦Письма учреждений, организаций и предприятий¦ ¦
¦ ¦с резолюцией руководства ЦТУ: ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- не требующие дополнительной проработки ¦10 дней ¦
¦ ¦ с участием других таможенных органов ¦ ¦
¦ ¦ и т.п. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- требующие дополнительной проработки ¦До 1 месяца ¦
¦ ¦ с участием других таможенных органов ¦ ¦
¦ ¦ и т.п. ¦ ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 7 ¦Обращения граждан: ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- не требующие дополнительного изучения ¦Безотлагательно,¦
¦ ¦ и проверки ¦но не позднее ¦
¦ ¦ ¦15 дней ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- требующие дополнительного изучения ¦До 1 месяца ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 8 ¦Заявления, жалобы военнослужащих и членов ¦ ¦
¦ ¦их семей: ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- не требующие дополнительного изучения ¦Безотлагательно,¦
¦ ¦ и проверки ¦но не позднее ¦
¦ ¦ ¦7 дней ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- требующие дополнительного изучения ¦Может быть ¦
¦ ¦ и проверки ¦продлено ¦
¦ ¦ ¦руководством ¦
¦ ¦ ¦таможни, ¦
¦ ¦ ¦но не более чем ¦
¦ ¦ ¦на 15 дней ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦ 9 ¦Телетайпограммы, телеграммы, факсограммы, ¦ ¦
¦ ¦телефонограммы: ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- с пометной "Срочно" ¦В день ¦
¦ ¦ ¦поступления ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- остальные ¦До 5 дней ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦10 ¦Сообщения, опубликованные в средствах ¦Не позднее 2 ¦
¦ ¦массовой информации, теле- и радиопередачах ¦недель ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦11 ¦Внутренние документы таможни (приказы, ¦1 месяц, ¦
¦ ¦распоряжения, решения коллегии, протоколы ¦если срок ¦
¦ ¦совещаний и др.) ¦не определен ¦
+---+--------------------------------------------+----------------+
¦12 ¦Запросы таможенных служб иностранных ¦ ¦
¦ ¦государств по правоохранительной ¦ ¦
¦ ¦деятельности: ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- на русском языке ¦1 месяц ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦- на иностранном языке ¦2 месяца ¦
L---+--------------------------------------------+-----------------
|
