ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ - ОТДЕЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО Г. МОСКВЕ И МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
от 30 июня 2003 г. N 06/10061
ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ
ГУ - Отделение ПФР по г. Москве и Московской области направляет
Информационное письмо по вопросам использования архивных
документов для оценки пенсионных прав застрахованных лиц.
Указанный документ может использоваться специалистами всех
подразделений подведомственных организаций ГУ - Отделения в части
документального подтверждения общего трудового, страхового и
специального стажа работы застрахованных лиц, а также заработной
платы для установления пенсий.
1. Общие положения
С 1 января 2002 года в Российской Федерации вступило в силу
новое пенсионное законодательство. Статья 13 Федерального закона
от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской
Федерации" регламентирует правила подсчета и порядок подтверждения
страхового стажа.
В развитие п. 4 ст. 13 указанного Федерального закона
постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002
года N 555 утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового
стажа для установления трудовых пенсий.
Согласно п. 4 Правил "при подсчете трудового стажа
подтверждаются: периоды работы и (или) иной деятельности и иные
периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица
в соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного
страхования" - документами, выдаваемыми работодателем или
соответствующими государственными (муниципальными) органами".
С целью эффективного розыска документов, обеспечивающих права и
законные интересы российских граждан, в части подтверждения общего
трудового и специального стажа, заработной платы разъясняем
систему хранения, комплектования и использования архивных
документов.
Указанная система регламентирована Основами законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, подписанными
Президентом Российской Федерации 7 июля 1993 года, и Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом
Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552.
2. Состав Архивного фонда Российской Федерации
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят
находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и
архивные документы независимо от источника их образования, вида
носителя, места хранения и формы собственности.
Архивный фонд Российской федерации состоит из государственной и
негосударственной части.
В соответствии с Основами законодательства государственную
часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные
фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью,
государственной собственностью республик в составе Российской
Федерации, краев, областей, автономной области, автономных
округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной
собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные
документы федеральных государственных архивов, центров хранения
документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся
и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной
власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального
банка Российской Федерации, а также учреждений, организаций и
предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные
фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от
общественных и религиозных объединений и организаций, юридических
и физических лиц.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации
составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в
собственности общественных объединений, организаций, а также с
момента отделения церкви от государства в собственности
религиозных объединений и организаций, действующих на территории
Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие
историческую, научную, социальную, экономическую и культурную
ценность.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда
Российской Федерации обеспечивают их постоянное хранение в
создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях
объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы
не могут быть уничтожены без согласования с органами и
учреждениями Федеральной архивной службы России.
Государственные учреждения, организации и предприятия,
документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда
Российской Федерации, и виды таких документов определяются
Федеральной архивной службой России и ее территориальными
органами.
Федеральная архивная служба России для отбора документов на
государственное хранение утверждает типовые перечни документов с
указанием сроков хранения.
При работе с архивными документами, приеме посетителей и
составлении запросов социально-правового характера о подтверждении
стажа, заработка, а также периодов работы, дающих право на
досрочное пенсионное обеспечение, необходимо использовать Перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
руководителем Федеральной архивной службой России 6 октября 2000
года.
Выписка из типового перечня с указанием сроков хранения
отдельных видов типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, приводится в приложении 1.
3. Система хранения документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации
Постоянное хранение документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации осуществляют архивные учреждения
Федеральной архивной службы России (Росархива), система хранения
строится по территориальному признаку:
- федеральные государственные архивы, федеральные центры
хранения документации и их филиалы (приложение 2) хранят архивные
фонды и архивные документы федеральных органов государственной
власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального
банка Российской Федерации, других банков, ранее принятых на
хранение архивных фондов и архивных документов;
- центральные государственные архивы республик, государственные
архивы, центры хранения документации краев, областей, г. Москвы и
Санкт-Петербурга, автономной области, автономных округов и их
филиалы (приложение 3) хранят архивные фонды и архивные документы
органов государственной власти, прокуратур республик, краев,
областей, городов федерального значения, автономной области,
автономных округов; учреждений, организаций, предприятий,
отнесенных к государственной собственности субъектов Российской
Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на
их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее
принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;
- районные и городские архивы (приложение 4) хранят документы
местных органов самоуправления, учреждений, организаций и
предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее
принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.
Временное хранение документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной
власти (приложение 5), государственные учреждения, организации и
предприятия (приложение 6) в создаваемых ими ведомственных архивах
в течение предельно допустимых сроков.
4. Предельные сроки временного хранения
документов в организациях. Депозитарное хранение
архивных документов
Приводим предельные сроки временного хранения управленческой
документации, документов по личному составу в министерствах,
ведомствах, государственных учреждениях, организациях,
предприятиях:
- архивных документов федеральных, республиканских органов
государственной власти, а также архивных документов Генеральной
прокуратуры Российской Федерации и прокуратур республик,
отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и
предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
- архивных документов органов государственной власти и
прокуратур краев, областей, городов федерального значения (Москвы,
Санкт-Петербурга), автономной области, автономных округов,
прокуратур городов и районов, государственных учреждений,
организаций и предприятий краевого и областного подчинения,
подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
- архивных документов органов местного самоуправления,
учреждений, организаций и предприятий городского и районного
подчинения - 5 лет;
- документов по личному составу действующих организаций,
записей нотариальных действий и судебных дел, записей актов
гражданского состояния - 75 лет ЭПК (понятие расшифровано в
приложении 1).
По истечении предельных сроков временного хранения
управленческая документация, документы по личному составу
министерств, ведомств и организаций в упорядоченном виде
передается на хранение в учреждения Федеральной архивной службы
России.
Учреждения, организации, предприятия, связанные определенной
системой соподчиненности или однотипные по профилю деятельности,
для хранения документов по личному составу создают объединенные
ведомственные архивы по личному составу (приложение 6).
Министерству обороны РФ, Министерству внутренних дел РФ,
Министерству иностранных дел РФ, Министерству Российской Федерации
по атомной энергии, Федеральной службе безопасности РФ и ряду
других ведомств и подведомственных им учреждений, организаций,
предприятий и воинских частей предоставлено право депозитарного
хранения архивных документов на основании соглашений, заключаемых
указанными федеральными органами исполнительной власти,
организациями и предприятиями с Федеральной архивной службой
России (приложение 7).
5. Передача архивных документов при ликвидации
или реорганизации учреждений, организаций, предприятий
При реорганизации министерств, ведомств, государственных
учреждений, организаций, предприятий, а также в случае изменения
форм собственности этих учреждений, организаций, предприятий
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении их
деятельности, передаются правопреемникам, а при их ликвидации -
учреждениям Федеральной архивной службы России (приложения 2, 3,
4).
Документы негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации поступают в собственность государства и передаются на
постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы
России в случае ликвидации негосударственных объединений,
учреждений, организаций и предприятий или смерти владельца при
отсутствии правопреемников и законных наследников.
6. Порядок выдачи, составления и оформления архивных
справок и архивных копий
Учреждения Росархива, ведомственные архивы организаций всех
форм собственности обеспечивают право юридических и физических лиц
на получение ретроспективной информации путем выдачи в
установленном порядке заверенных копий и выписок из документов,
справок социально-правового характера.
Архивная справка, официально заверенная, является документом,
имеющим юридическую силу, содержит подтверждение об имеющихся в
документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с
указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по
вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам
Российской Федерации - на основании их заявлений по вопросам,
связанным с обеспечением их права и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов,
хранящихся в архивном учреждении, ведомственном архиве, по
установленной форме на бланке для письма организации с
обозначением названия документа "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах. Названия организаций в
тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью,
при повторных упоминаниях допускается применение их официально
принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления справки (номера фондов,
описей дел и листов дел).
Архивная справка подписывается руководителем архивного
учреждения, организации, заверяется гербовой печатью.
В случае когда сведения, включаемые в архивную справку, не
умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону,
справка продолжается на втором и последующих листах. При этом
каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.
Учреждения Росархива, организации несут ответственность за
достоверность сведений, изложенных в архивных справках.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным,
электрографическим, фото - и другим способом всего текста
документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу,
официально заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке
письма организации с обозначением названий "Архивная копия",
"Архивная выписка".
|
