ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ПРЕФЕКТ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 августа 2005 г. N 859-рп
О ВВОДЕ В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ФАКСОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В ПРЕФЕКТУРУ
В соответствии с распоряжением префекта от 14.01.2005 N 15-рп
"О ходе работ по созданию электронного документооборота в
префектуре и управах районов в Зеленоградском административном
округе", для перехода на технологию электронного документооборота
при обработке факсимильных сообщений, поступающих в префектуру, с
использованием современных программно-технических средств единой
автоматизированной системы документационного обеспечения
управления префектуры (ЕАС ДОУ):
1. Ввести в опытную эксплуатацию разработанную в ходе создания
ЕАС ДОУ технологию электронного документооборота на базе
информационной системы "Факсы" (далее - ИС "Факсы") с участием
следующих организаций:
- префектура Зеленоградского административного округа г.
Москвы;
- управы районов Матушкино-Савелки, Панфиловский, Крюково;
- ГУП ДЕЗ N 3;
- ГУП ГДЕЗ.
2. Опытную эксплуатацию ИС "Факсы" осуществлять в соответствии
с Временным регламентом (приложение 1).
3. Отделу информационно-технологического развития (Коробова
А.Н.):
3.1. В срок до 10 августа 2005 года подготовить рабочие места и
пользовательскую документацию. Обучение сотрудников производить в
процессе опытной эксплуатации в режиме индивидуальных консультаций
на рабочих местах (приложение 2 - не приводится).
3.2. В срок до 1 октября 2005 года с учетом результатов опытной
эксплуатации ИС "Факсы" подготовить проект распорядительного
документа, определяющего порядок перехода ИС "Факсы" к
промышленной эксплуатации в полном объеме, и перечень
соответствующих мероприятий.
4. Контроль выполнения настоящего распоряжения возложить на
первого заместителя префекта А.И. Михальченкова.
И.о. префекта
А.И. Михальченков
Приложение 1
к распоряжению префекта
Зеленоградского АО г. Москвы
от 18 августа 2005 г. N 859-рп
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИС "ФАКСЫ"
Настоящий Временный регламент определяет порядок
организационного, документационного и информационного обеспечения
работы префектуры с обращениями юридических лиц/организаций,
поступающими в префектуру с помощью факсимильной связи.
Настоящий Временный регламент действует до момента выхода
распоряжения префекта о передаче ИС "Факсы" в промышленную
эксплуатацию и утверждения постоянного регламента эксплуатации ИС
"Факсы" в составе ЕАС ДОУ префектуры.
1. Обращения от юридических лиц/организаций, поступившие с
помощью факсимильной связи на имя префекта, в течение одного
рабочего дня регистрируются главным специалистом канцелярии в ИС
"Факсы" ЕАС ДОУ (далее - ИС), каждому обращению присваивается
уникальный регистрационный номер.
2. Информация, не относящаяся непосредственно к работе
префектуры или имеющая рекламный характер, по решению главного
специалиста удаляется из базы данных.
3. Информация, получателем которой являются заместители
префекта либо другие сотрудники префектуры, передается электронным
образом в соответствующий электронный адрес без регистрации ее в
базе данных. После этого по решению главного специалиста она может
быть удалена из базы.
4. Формирование проекта поручения и передача документов на
резолюцию префекту выполняются в установленном порядке без
использования технологии электронного документооборота.
Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 1 рабочий день с момента
поступления факса.
5. Главный специалист канцелярии на основании резолюции
префекта формирует в ИС поручение по факсу (с обязательной
отметкой о степени срочности), подписывает его личной ЭЦП и
передает электронным способом в адрес секретаря первого
заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав
управ районов. В случае существования бумажных документов они
передаются секретарям в установленном порядке.
Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.
6. Секретари заместителей префекта (специалисты управы)
просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не
реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных
поручений. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами
префектуры по подготовке проекта поручения от заместителя
префекта/главы управы проводить с использованием средств ИС
"Факсы".
Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день.
Поручения с пометкой "Срочно" докладываются незамедлительно.
7. Секретари заместителей префекта (специалисты управы)
формируют в ИС "Факсы" проект поручения, распечатывают проект
поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных
документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы.
Срок выполнения операций 1 (один) рабочий день с момента
поступления электронного поручения.
8. После получения секретарем (специалистом управы) бумажных
документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы
секретарь (специалист управы) при необходимости корректирует в ИС
"Факсы" электронное поручение, подписывает личной ЭЦП и передает
его начальнику отдела/специалисту электронным способом на
исполнение.
Срок выполнения операции - 1 рабочий день с момента поступления
электронного поручения.
9. Начальники отделов/специалисты просматривают электронную
почту через почтовый клиент Лотус не реже чем один раз в рабочий
день для обработки электронных поручений. В случае поступления
электронного поручения по п. 6 начальники отделов/специалисты
проверяют наличие бумажных документов по факсу и организуют
исполнение поручений. Внутреннюю переписку между начальниками
отделов и специалистами отделов/подразделений по подготовке ответа
на письмо проводить с использованием средств ИС "Факсы".
Срок выполнения операции п. 9 - 2 рабочих дня с момента
поступления электронного поручения начальнику отдела/специалисту.
10. Исполнитель подготавливает текст ответа в файле MS Word,
прикрепляет файл с ответом в электронное поручение в ИС "Факсы",
подписывает личной ЭЦП и передает поручение электронным способом
секретарю/специалисту управы. За 14, 10, 5, 3, 1 день до истечения
срока поручения и далее каждый день исполнители получают по
электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении
срока выполнения поручения.
11. Запросы во внешние организации выполнять в установленном
порядке, без использования технологии электронного
документооборота.
12. Исполнитель распечатывает ответ на бланке
префекта/заместителя префекта и передает комплект бумажных
документов заместителю префекта/главе управы на утверждение лично
или через секретаря.
Срок выполнения операции п. 12 - 1 рабочий день.
13. После утверждения ответа заместителем префекта/главой
управы секретарь (специалист управы) передает ответ на письмо,
подписанное личной ЭЦП, электронным способом главному специалисту
канцелярии. Комплект бумажных документов передается в канцелярию в
установленном порядке.
Срок выполнения операции п. 13 - 1 рабочий день.
14. Утверждение ответа у префекта выполняется в установленном
порядке без использования технологии электронного
документооборота.
15. После утверждения ответа префектом главный специалист
канцелярии закрывает в ИС "Факсы" поручение, выданное префектом,
при этом секретарь заместителя префекта/специалист управы, на
которого было выдано поручение, получает автоматическое
электронное уведомление о закрытии поручения.
16. В случае если префект не утвердил ответ, повторяются
действия 3-13 настоящего Регламента с формированием в ИС "Факсы"
нового поручения.
|
