Вопрос: Организация направила сотрудника в командировку для
ведения неофициальных переговоров с потенциальными партнерами.
Являются ли затраты на проведение этой встречи представительскими
расходами? Какие документы служат для подтверждения
представительских расходов?
Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 23 декабря 2005 г. N 20-12/97007
В соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ для целей
налогообложения прибыли к представительским расходам относятся:
1) расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда
или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также
официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в
переговорах;
2) транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту
проведения представительского мероприятия и (или) заседания
руководящего органа и обратно;
3) буфетное обслуживание во время переговоров;
4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате
налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения
представительских мероприятий.
Таким образом, расходы по проведению неофициальной встречи (в
кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником
организации, находящимся в командировке в городе проживания
указанных партнеров, не учитываются для целей налогообложения
прибыли, так как они не признаются представительскими расходами.
Учтите, что документами, подтверждающими представительские
расходы, являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об
осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования
приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских
целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный
руководителем организации, с указанием сумм фактически
произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно
по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
- цель представительских мероприятий и результаты их
проведения;
- дата и место проведения;
- программа мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участники принимающей стороны;
- величина расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть
подтверждены соответствующими первичными документами.
Если товары (услуги) на представительские цели приобретены
подотчетным лицом, то подтверждающими документами являются
первичные документы, выданные соответствующими организациями
подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-
передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет
об использовании подотчетных сумм.
При заключении договора со сторонней организацией (например, с
предприятием общественного питания) документальным подтверждением
осуществления представительских расходов будет служить договор с
данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-
заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в
штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими
договорами, актами выполненных работ и иными документами.
После осуществления представительских расходов налогоплательщик
также составляет акт об осуществлении представительских расходов,
утверждаемый руководителем организации с указанием сумм фактически
произведенных представительских расходов.
Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы III ранга
Г.А. Суворова
|
